Présentation de l’importance de l’expédition de colis volumineux pour les entreprises. (Dans le cadre des échanges personnels, professionnels et même diplomatiques, il arrive régulièrement de recevoir et d’expédier des colis. À cet effet, l’on compte de plus en plus d’agences spécialisées dans le transport de colis tant sur le plan international que local. Et grâce à l’évolution des technologies dans ce domaine, expédier un colis ne nécessite plus autant d’efforts qu’auparavant.

Toutefois, le transfert de certains colis, notamment les colis volumineux, représentent un défi. Les contraintes sont à la fois administratives, logistiques, et financières. Contrairement, aux petits paquets, transporter un tel colis n’est pas à la portée de tous. Dans les paragraphes qui suivent, nous définissons ce que c’est qu’un coli volumineux et abordons les aspects essentiels dont il faut tenir compte pour réussir l’expédition de ce genre de paquet.

I. Définition et caractéristiques d’un colis volumineux

A. Qu’est-ce qu’un colis volumineux ?

Un colis est considéré comme volumineux lorsque sa taille ou son poids sont supérieurs aux limites conventionnelles. Ces limites sont définies par les agences, alors elles peuvent varier d’une à l’autre. Mais de manière générale, la taille d’un paquet à expédier, en tenant compte de la longueur, la largeur et la hauteur, ne doit pas excéder 150 cm.

Pour les lettres ou les cartes, la longueur ne doit pas dépasser 60 cm et la hauteur 3 cm. Quant aux colis sous forme de rouleaux, la longueur max est de 40 cm, si le diamètre est de 5 cm. Le produit du diamètre et de la longueur ne doit pas excéder 200 cm. En ce qui concerne le poids standard, plusieurs agences le fixent à 30 kg pour les paquets et les rouleaux et à 2 kg pour les cartes et les lettres.

Alors, dire si un colis est volumineux ou pas dépend essentiellement des dimensions réglementaires établies par l’agence que vous sollicitez pour le transporter. Vu que les colis volumineux dépassent les limites de taille et de poids, ils sont plus encombrants, difficiles à manipuler et à transporter. En effet, contrairement aux colis réglementaires qui s’agencent parfaitement dans les dispositifs de transport, ceux de grande taille nécessitent de nouvelles dispositions.

C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles les agences de transport de colis prennent soin de différencier ces deux types de colis. Les colis volumineux peuvent être de diverses sortes, des équipements électroniques aux meubles en passant par les véhicules, les œuvres d’art etc.

II. Réglementations et normes pour l’expédition de colis volumineux

A. Normes nationales et internationales

Du fait de leur taille et de leur poids élevés, les colis volumineux peuvent causer d’importants dégâts en cas d’incidents lors de leur transport. Ainsi, pour prévenir les accidents, il existe un certain nombre de normes de sécurité et de conformité qu’il faut respecter.

Ces normes sont définies par les agences de transport, mais également par les États. Alors, elles peuvent être différentes d’un endroit à un autre. Il peut arriver, par exemple, qu’un pays interdise l’importation de certains produits sur son sol. Aussi, dans certains cas, comme dans l’union européenne, l’emballage du colis d’expédition doit respecter 3 normes précises :

• La norme UNE EN ISO 2234 : Elle consiste à faire des essais de gerbage grâce à une charge statique. Elle permet d’estimer les caractéristiques de l’emballage, sa résistance et le niveau de protection qu’il offre aux articles.
• La norme UNE EN 22248 : Le colis déjà enveloppé est testé à travers un essai de choc vertical par chute libre. Ce test va permettre de vérifier la résistance et la qualité de cet emballage. Il faut noter que les termes de cette norme européenne reprennent ceux de la norme internationale ISO 2248. Il est possible de réaliser un seul essai ou de le répéter plusieurs fois.
• La norme UNE EN ISO 2233 : cette norme internationale est respectée lorsque les emballages respectent l’une des normes ci-dessus.

Le non-respect des normes et restrictions peut conduire au retour de votre paquet ou entraîner des sanctions. Alors, renseignez vous bien auprès des agences de transport sur les normes et restrictions concernant votre colis et assurez-vous de les respecter. De cette manière, vous serez à l’abri d’éventuelles sanctions.

III. Préparation des colis volumineux pour l’expédition

A. Emballage et protection

Quelle est la matière adaptée pour l’emballage de produits volumineux ? Comment garantir un emballage sûr pour vos gros colis ? Emballer un colis volumineux peut s’avérer très complexe, mais avec les bonnes techniques et les bons matériaux, vous pouvez le faire comme il se doit. Plusieurs solutions sont disponibles pour emballer les colis trop lourds ou trop grands, à savoir les protections film bulles, les cartons d’emballages, les caisses en contreplaqué / bois et les protections film mousse.

Les papiers bulles sont des anti-chocs très efficaces. Ils sont résistants à la perforation et très solides. Ils permettent de protéger vos biens de manière efficace, sans augmenter leur poids. Pour une protection optimale, vous devez veiller à ce que les bulles soient en contact avec l’objet. Le carton peut aussi être très efficace pour emballer vos colis. Il dévient particulièrement plus résistant lorsqu’il est transformé en caisse. Cependant, si vous devez emballer des articles volumineux, optez pour les cartons à double ou à triple cannelure.

Enfin, vous pouvez aussi utiliser des caisses en contreplaqué ou en bois pour l’emballage de vos colis. Avec ces contenants vous mettez vos articles à l’abri des chocs et des vibrations pendant le transport. En général, ces caisses sont plus résistantes aux conditions difficiles. Elles sont donc plus appropriées pour l’expédition des articles volumineux assez fragiles.

L’un des avantages majeurs avec ces solutions d’emballages, c’est qu’elles sont toutes recyclables. Après avoir trouvé le type d’emballage qui convient, vous devez pouvoir l’utiliser pour bien protéger votre colis, d’où la nécessité de connaître les techniques d’emballage. D’abord, il faut vérifier que l’emballage est solide et qu’il s’adapte à la forme et au poids de l’article à expédier.

Ensuite, pour éviter d’abîmer le colis, l’emballage, assurez-vous que le papier bulle ou encore les protections rembourrées sont bien disposés. Ils doivent être placés de sorte qu’il n’y ait pas d’espace vide ni en haut, ni en bas, ni à gauche, ni à droite, ni au fond du colis. Aussi, veillez à bien caler les articles dans les contenants afin de les protéger contre les chocs et les vibrations. En plus de ces dispositions, plusieurs autres peuvent garantir la sécurité de votre colis :

• fermer le paquet à l’aide d’un ruban adhésif
• renforcer obligatoirement les zones de fermetures
• veiller à ce que ni poignée, ni ficelle, ni papier d’emballage ne déborde
• éviter de regrouper plusieurs articles différents dans le même contenant
• démonter, si possible, les équipements trop encombrants.

Dans le cas où vous auriez du mal à emballer votre colis suivant ces dispositions, il est préférable de confier la tâche à l’agence de transport.

B. Étiquetage et documentation nécessaire

Selon la société de transport ou la zone de destination, il sera nécessaire de produire certains documents pour le transfert de votre colis. En général, les documents requis sont l’étiquette, le certificat d’origine, la déclaration douanière, la facture proforma, la facture commerciale, bordereau d’expédition, la lettre d’instruction de l’expéditeur, connaissement, assurance de transport ou certificat d’assurance, déclaration de marchandises dangereuses et la preuve d’enlèvement et preuve de livraison (POF).

1. L’étiquette

L’étiquette d’expédition peut être présentée comme la fiche d’identification de votre colis. En effet, elle affiche des informations essentielles pour garantir que votre paquet arrive à la bonne adresse. Sur une étiquette, vous pouvez avoir : le numéro de suivi, le contenu et le poids les adresses d’enlèvement et de livraison, le contenu et le poids. les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le nom du transporteur le nombre de colis. L’étiquette se pose sur le paquet. Lorsque vous expédiez ou recevez un paquet, vérifiez que les informations sur l’étiquette correspondent à votre article.

2. Le certificat d’origine

Ce document est obligatoire si vous expédiez de la marchandise, particulièrement au détail. En général, il est produit par la Chambre de Commerce du pays de provenance. Il permet aux autorités douanières de connaître le trajet de transit du colis (site de production, lieu d’expédition, les escales). Mais dans certains pays le certificat d’origine seul ne suffit pas pour le transport de marchandise. Alors, prenez les renseignements pour transporter votre colis sans complication.

3. La déclaration douanière

Elle est indispensable pour aider les douaniers à déterminer les droits de douane et taxes applicables à votre colis. Il fait partir des documents obligatoires lorsque vous expédier un colis à l’international. Les informations économiques sur la déclaration douanière doivent être conformes à celles de la facture proforma.

4. La facture proforma

Ce document est indispensable pour une expédition internationale. Vous pouvez l’obtenir auprès de votre agence de transport, généralement en ligne lorsque vous réservez un envoi. Vous serez invité à donner des détails précis sur votre colis :

• Le pays d’origine du contenu (le pays de production)
• Le poids total
• La description détaillée du contenu (présentez votre article dans les moindres détails et très exactement)
• La raison de l’export (cadeau, commercial, échantillons, réparation)
• La valeur du contenu (hors TVA)
• L’offre de transport (permanent, temporaire ou restitution de réparation)
• La quantité.

Les codes de classification douanière du Système Harmonisé (SH). Après avoir renseigné ces informations, il faut imprimer la fiche et la remettre à la compagnie de transport lors de la récupération de votre colis.

La facture proforma peut servir comme une facture commerciale ou comme un bordereau de livraison vu que tous fournissent les mêmes informations. Néanmoins, selon le pays et la société de transport, la facture commerciale et le bordereau de livraison peuvent être requis en plus de la facture proforma. Alors, il est préférable de tous les prévoir.

Notez aussi que les taxes douanières seront déterminées sur la base de la valeur de l’article précisée sur la facture. Par ailleurs, assurez-vous que les informations de l’étiquette sur le paquet sont conformes à celles de la facture.

5. La lettre d’instruction de l’expéditeur

La lettre d’instruction de l’expéditeur est une sorte de document de procuration par lequel l’expéditeur octroie au transporteur la responsabilité et les droits sur le colis jusqu’à la livraison. Ce document est nécessaire lorsque vous transférez de la marchandise. Il contient quasiment les mêmes informations que l’étiquette : les informations sur l’expéditeur et le destinataire, le lieu de départ et d’arrivée, la description du produit, les dimensions, etc.

6. Le connaissement

C’est le connaissement qui fait office de contrat entre vous et la société que vous sollicitez pour le transport de votre colis. Il renseigne sur le contenu du paquet transporté, l’origine du paiement des frais de livraison, le point de collecte et la destination. Le connaissement est indispensable aux contrôles douaniers.

7. Assurance de transport ou certificat d’assurance

Solliciter une assurance est primordial pour garantir un remboursement ou un remplacement au cas où votre colis est endommagé pendant le trajet. Cette précaution est d’autant plus indispensable dans le cadre du transport de colis volumineux. Vous pouvez contracter cette assurance auprès de la société de transport ou d’une compagnie spécialisée en la matière. L’assurance couvre une transaction spécifique. Le certificat d’assurance précise les modalités de la couverture. Il est important de le conserver jusqu’à la fin de sa validité.

8. La preuve d’enlèvement et preuve de livraison (POF)

Comme l’indique son nom, ce document permet de garder une trace écrite de l’envoi et de la réception du colis. D’un côté, l’expéditeur appose sa signature au document lorsque le transporteur vient collecter le colis. De L’autre, à la livraison, le destinataire signe lorsqu’il le reçoit. Dans les deux cas, vérifiez l’étiquette pour vous assurer qu’il s’agit bien de votre colis avant de signer la preuve d’enlèvement ou la preuve de livraison (Proof of Delivery en anglais).

9. Déclaration de marchandises dangereuses

Conformément à la réglementation en vigueur en France et dans plusieurs autres régions du monde, les transporteurs doivent préciser exactement les caractéristiques des marchandises qu’ils transportent. Si votre colis est une marchandise, vous devrez fournir une déclaration de marchandises dangereuses. Ce document permet aux autorités de savoir si votre paquet présente des risques ou pas. Il contient les renseignements telles que :

• informations sur l’expéditeur et le destinataire,
• La lettre d’instruction de l’expéditeur,
• les noms d’aéroports de départ de de destination,
• le contenu du chargement.

En général, ce document est à la charge de la compagnie de transport. Vous pouvez donc vérifier si elle en dispose afin d’éviter que votre colis ne soit saisi par les autorités pendant le trajet.

IV. Choix du transporteur et des options de livraison

A. Comparaison des transporteurs de colis

La livraison de colis, du fait de sa praticité, séduit de plus en plus de personnes et d’entreprises. De ce fait, le marché compte de nombreuses entreprises en la matière et chacune se distingue par ses offres et services. Dans ces conditions, il peut être difficile de faire son choix parmi ces différentes entreprises si vous devez expédier un colis volumineux. Pour vous aider à faire des choix de façon objective, vous pouvez comparer les entreprises de transport de colis sur la base des critères suivants.

1. Évaluez vos besoins

Pour choisir une compagnie pour le transport de votre colis volumineux, il faut s’assurer que les prestations proposées par celle-ci répondent à vos besoins. Selon la nature, la taille, la destination, les délais de livraison ou encore le poids du colis que vous comptez expédier, vérifiez quelle compagnie est à même de vous satisfaire. En effet, il peut arriver que des sociétés de livraison posent des restrictions dans le traitement de certains colis notamment les colis volumineux. Il y a aussi des compagnies qui dont réseau de distribution n’est pas assez grand pour couvrir toutes les régions du monde. Ainsi, avant d’engager toute collaboration avec une agence de livraison, soyez sûr qu’elle propose véritablement les services dont vous avez besoin.

2. Comparez les tarifs et les services proposés

Lorsque vous recherchez des entreprises dont les prestations répondent à vos besoins, vérifiez aussi le coût de leurs services. De manière générale, la facture de la compagnie de transport dépend des spécificités de votre colis et des services que vous sollicitez. Alors, pour déterminer le transporteur le moins chèr, il faut les comparer sur la base des tarifs qu’ils proposent en fonction de la taille, du poids, de la destination et du délai d’expédition des colis.

Aussi, il peut y avoir des frais supplémentaires pour rallonger votre facture tels que les frais d’assurance, de livraison longue distance, pour colis volumineux, etc. Alors, avant de comparer les tarifs des compagnies, tenez compte des frais supplémentaires. Un autre aspect à considérer pour faire des économies sur l’expédition de vos colis, c’est les offres de réduction. Il y a des sociétés qui proposent des réductions à partir de la quantité, du volume ou encore de la distance de votre colis.

3. Considérez la fiabilité et les délais de livraison

Avant de confier votre colis à une entreprise, vous devez être sûr de la fiabilité de cette dernière. La fiabilité dépend en partie de la qualité des services de l’entreprise et de sa capacité à respecter ses contrats et les délais. Alors, pour avoir une idée de la fiabilité d’une entreprise, vous pouvez vous référer à son historique en tenant compte des avis des anciens clients de la compagnie. Vous pouvez consulter ces commentaires sur les pages des compagnies à partir des réseaux sociaux et de leurs sites internet. Abordez les commentaires de manière objective sans a priori.

4. Évaluez la couverture géographique

Vérifiez que la compagnie que la compagnie est à mesure de livrer votre colis à la destination souhaitée. En effet, toutes les entreprises ne disposent pas des commodités pour convoyer des colis dans tous les pays. Ce critère est généralement déterminant si vous devez envoyer des colis à l’international.

5. Prenez en compte les délais de livraison

Il est essentiel de tenir compte des délais de livraison, particulièrement si vous avez des envois urgents. Consultez les délais proposés par les transporteurs et assurez-vous qu’ils s’alignent sur vos exigences. Vous pouvez bénéficier d’un service de livraison express auprès de certaines entreprises.

6. Considérez les options de suivi

Vous devez pouvoir suivre l’évolution de votre paquet tout au long de son trajet vers le point de destination. C’est une garantie de sécurité. À cet effet, vérifiez que l’entreprise propose les possibilités de suivi en temps réel et des mises à jour régulières et à jour sur la position actuelle de votre colis. Évaluez le service client, les avis de consommateurs, qui respecte ses engagements La qualité du service client doit être un élément clé pour le choix d’une compagnie de transport de colis. Sont-ils faciles à joindre ? La réactivité et l’assistance sont-elles au rendez-vous ? Un service client de qualité peut véritablement faire la différence lorsque des problèmes liés à votre envoi surviennent. Pour trouver des transporteurs offrant un excellent service client, assurez-vous de choisir ceux qui sont réactifs, accessibles et compétents. De plus, un service client efficace doit proposer divers moyens de contact, dont le téléphone, le chat en ligne ou l’e-mail.

7. Prenez en compte les options d’assurance

Si la valeur de votre colis est importante, il est recommandé de choisir un transporteur qui offre des options d’assurance. Cela vous permet de protéger vos marchandises contre d’éventuelles pertes ou dommages pendant le transport. Prenez le temps de vous informer sur les politiques et les frais d’assurance du transporteur afin de vous assurer qu’ils vous conviennent.

8. Lisez les conditions générales

Avant de prendre une décision finale, il est important de consacrer du temps à la lecture minutieuse des conditions générales du transporteur. Assurez-vous de bien comprendre les termes et les conditions du service, en particulier les responsabilités du transporteur et les droits du client. Cette étape vous permettra d’éviter toute surprise désagréable.

9. Renseignez-vous sur les délais de livraison

La ponctualité dans la livraison est d’une importance capitale lors du choix d’une compagnie de transport. Nous vous recommandons de privilégier un prestataire qui offre des délais de livraison fiables et qui sait s’ajuster en cas de circonstances imprévues. Il est donc essentiel de tenir compte de la robustesse de leur réseau et de la disponibilité de leur service clientèle lors de votre sélection.

B. Options de livraison

Lors de la sélection de votre compagnie de livraison, prenez soin de bien connaître les options de livraison qu’elle propose. Il existe plusieurs options de livraison, tels que :

a. La livraison standard

C’est une option de livraison ordinaire, sans engagement particulier sur les délais et les conditions de dédommagement. La livraison standard est moins chère. Mais cette option n’offre aucune garantie et ne permet pas le suivi de colis, sauf si vous le convenez au départ avec le transporteur. Elle convient pour les expéditions de documents, de marchandises ou de colis non urgentes et de faible valeur.

b. La livraison à domicile

Avec ce service, le destinataire reçoit le paquet directement chez lui. Les colis volumineux sont souvent lourds et difficiles à manipuler. Alors, la livraison à domicile est indispensable pour éviter au bénéficiaire de transporter de grands paquets. Mais cette option de livraison a un prix un peu plus élevé, par rapport à l’offre standard.

c. La livraison express

Le service de livraison express permet de transporter et de livrer les colis en un temps record. Cette méthode assure au destinataire de recevoir son paquet en 24h ou moins. C’est donc l’option idéale pour l’expédition de colis urgents et les articles de valeur. Le coût de cette option est certes plus élevé que celui de la livraison standard, mais elle garantit une livraison dans les délais et vous pouvez suivre le colis en temps réel.

d. La livraison locale

La livraison locale se présente comme une solution pratique lorsque vous achetez un colis volumineux dans un magasin à proximité. Comme dans le cas de la livraison à domicile, le commerçant vous livre le paquet directement chez vous. Cette option est pratique lors des achats en ligne.

e. La livraison green

Avec le dérèglement climatique qui se fait de plus en plus sentir, il est nécessaire de réduire au maximum la production de gaz carbonique dans nos activités quotidiennes. Si vous sollicitez les services d’une société pour le transport d’un colis volumineux, vous pouvez réclamer que la livraison se fasse par des moyens verts. En effet, certaines de ces entreprises disposent d’engins électriques pour convoyer les paquets. Cette option peut s’avérer plus coûteuse, mais vous contribuerez à lutter contre le réchauffement climatique.

f. La livraison internationale

Si vous expédiez vers ou attendez un colis volumineux depuis des pays ou des continents étrangers, cette option vous est destinée. Prenez soin de solliciter une entreprise de transport qui dispose des moyens logistiques nécessaires pour répondre à vos besoins. Vous pouvez même préciser les délais de livraison de vos colis. Notez tout de même que cette option de livraison peut impliquer des coûts plus élevés, par rapport aux autres options.

g. La livraison en point relais

Pour plus de proximité avec la population dans leurs zones de desserte, certaines entreprises de transport disposent de points de relais. Ce sont des sites dans lesquels les entreprises déposent les colis pour qu’ils soient récupérés par les destinataires. L’un des avantages avec ce mode de livraison c’est que vous avez plus de flexibilité pour le retrait de vos paquets. Pour les colis volumineux cette option est d’autant plus avantageuse qu’elle vous laisse le temps de bien vous organiser avant de récupérer votre paquet.

Par ailleurs, avec certaines agences de transport, les frais sont moindres lorsque votre colis est livré dans un point relais. Ainsi, il existe plusieurs options que vous pouvez choisir pour la livraison de vos colis volumineux. Il vous revient alors d’examiner les avantages et les inconvénients de chaque option afin de faire le meilleur choix.

V. Calcul des coûts d’expédition et gestion budgétaire

Comme indiqué plus haut, le coût de l’expédition est un facteur déterminant pour le choix d’une compagnie de transport. Dans les sections qui suivent, vous aurez plus d’informations à propos des facteurs influençant le coût de la livraison et des stratégies de réduction des tarifs.

A. Facteurs influençant le coût

Les coûts des services de livraison de colis sont généralement en rapport avec le type de colis, la distance, le volume, le poids, et les services supplémentaires. En effet, l’expédition d’un gros colis nécessitera plus de logistiques et d’efforts que celle d’un paquet de petite taille. De même, transporter un article à l’intérieur du pays, sera plus aisé qu’un transport à l’international. Ainsi, de manière générale, le transport des colis volumineux coûtera plus cher que celui des colis standards.

À cela il faudra aussi rajouter le coût des frais supplémentaires. Que vous désiriez une expédition rapide, protéger votre envoi par une assurance ou que vous souhaitez suivre votre colis pendant son trajet, vous devrez payer des frais supplémentaires. Ces frais varient d’une société à l’autre. En clair, lorsque vous budgétiser l’envoi d’un colis de grande taille, tenez compte de tous ces aspects afin de prévoir un montant suffisant.

B. Stratégies de réduction des coûts

1. Négociation de tarifs

La majorité des compagnies de transport de colis propose des tarifs déjà établis pour chaque offre. N’empêche que vous avez la possibilité dans certains cas d’obtenir une réduction. Pour ce faire, il faut négocier avec la société. L’une des astuces pour réussir la négociation, c’est d’être sincère dans vos déclarations et être prêt à faire des concessions. Si vous expédiez régulièrement des colis, vous pouvez par exemple vous engager à toujours passer par la compagnie afin d’obtenir une réduction.

2. Envois groupés

Une autre moyen d’obtenir une réduction sur vos frais d’expédition consiste à envoyer plusieurs colis à la fois. Si vous rassemblez vos articles en seul colis à expédier, cela vous sera facturé comme un seul paquet, réduisant considérablement les frais d’envoi. Cependant, cette technique convient lorsque tous les articles ont la même destination. Aussi, avant de mettre les articles ensemble, assurez vous qu’il n’y a aucun risque d’en endommager certains.

3. Utilisation de points de relais

Si vous demandez à la société de livraison de livrer le colis directement à l’adresse du destinataire, les frais de livraison vous reviendront plus chers. Pour réduire les coûts de la livraison, vous pouvez demander à la société de laisser le colis dans l’un de ses points relais. Avec, cette option, c’est à vous qu’incombe la charge de transporter le colis jusqu’à sa destination finale.

Notez, toutefois, que les colis ne restent dans les points de relais que pendant un certain temps. Après quoi, ils peuvent être retournés ou alors vous aurez à payer des frais d’emmagasinage pour les jours supplémentaires. Alors, organisez vous pour récupérer votre colis dans les délais, au risque de payer plus que prévu.

4. Reduisez le poids du colis

Le poids d’un colis impacte considérablement sa facturation lors de l’expédition. Alors, vous pouvez réussir à diminuer les frais d’envoi en réduisant le poids du colis. À cet effet, à defaut de toucher au poids net de l’article à faire transiter, vous pouvez réduire le poids de l’emballage. Optez pour des matières plus légères mais résistantes pour l’emballage de vos produits.

VI. Suivi et communication avec le client

Lorsque vous expédiez un colis volumineux, il est tout à fait compréhensible de se renseigner sur sa progression. Pour ce faire, vous pouvez vous renseigner auprès du service client de l’entreprise de transport, mais il est également possible de se servir d’outils mis à disposition par l’entreprise.

Suivre votre colis lors de son trajet vers la destination finale, permet d’avoir l’esprit tranquille. En effet, avec les technologies disponibles, vous êtes informé à chaque étape de la progression de votre paquet. De la sorte, vous pouvez facilement anticiper sur d’éventuels retards dans la livraison. En général, le suivi des colis est une option dont vous pouvez bénéficier en fonction de la formule d’expédition souscrite.

Pour le faire, vous pouvez vous connecter au site internet de l’entreprise de transport et renseigner le numéro du colis dans le champ prévu à cet effet. Un autre moyen est de le faire à partir de l’application de votre entreprise de transport après l’avoir téléchargée. Grâce à ces solutioons, vous pouvez savoir si votre colis est encore au point de départ, en cours de livraison, ou déjà livré.

Certaines entreprises proposent les deux moyens, d’autres n’en proposent qu’un seul, mais il en a qui n’offrent même pas la possibilité de suivre les colis. De même certaines entreprises proposent un suivi en temps en réel tandis que d’autres ne vous informent qu’à la livraison du colis. Prenez donc le temps de bien vous informer sur les services des entreprises de transport avant d’engager une collaboration.

En dehors de ses solutions, si vous désirez avoir des informations supplémentaires sur l’état de votre colis en cours d’expédition, vous pouvez aller vers le service client. Si, par exemple, la livraison du colis connaît un retard ou que vous constatez sur la plateforme de suivi qu’il n’a pas encore été expédié, vous pouvez passer un coup de fil au service client de la société chargée de l’envoi. N’hésitez pas à les contacter lorsque vous avez des préoccupations concernant votre colis. C’est le meilleur moyen pour trouver des solutions à temps en cas d’imprévu.

VII. Gestion des incidents et des retours

Les entreprises de livraison de colis volumineux prennent des précautions et offrent des garanties pour protéger les biens qui leur sont confiés. Néanmoins, il peut arriver que des paquets soient endommagés, perdus ou subissent divers incidents. Découvrez ci-dessous les procédures et les politiques de retour en cas d’incidents pendant une expédition.

A. Procédures en cas de dommages ou de pertes

L’une des solutions pour assurer un dédomagent en cas d’incidents pendant le transport de votre colis volumineux, c’est de souscrire une assurance. Le clauses des assurances peuvent changer d’une société à une autre. Avec certaines sociétés, le montant de l’assurance s’élève à 1% de la valeur de votre colis, mais cette disposition n’est pas la même dans toutes les sociétés.

Notez également que selon les agences, certains types de produits ne peuvent être assurés. Il y a aussi une limitation sur le montant à assurer. Toutefois, vous pouvez quand même bénéficier de dédommagements pour des incidents sur vos colis sans souscrire d’assurance auprès de votre transport. Cela n’est possible que si le transporteur décide d’assumer la responsabilité lorsque survient un incident pendant le transit ou à la livraison.

Pour éviter d’éventuelles mésententes, en cas de dédommagement, avec l’agence de compagnie que vous sollicitez, prenez soin de bien connaître ses modalités en matière d’assurance. Si vous avez souscrit une assurance et que votre colis est endommagé, vous devez produire des preuves afin d’obtenir un remboursement. Les preuves justifient l’envoi et la valeur de votre colis, elles se constituent principalement des documents suivants :

• Le bordereau d’expédition (Airways bill) que vous avez rempli manuellement ou électroniquement
• Une constatation écrite de la part du livreur que le colis était bien endommagé au moment de la livraison
• Une copie de la facture commerciale ou proforma qui était jointe à l’envoi
• Conserver l’emballage du colis
• Un justificatif de la valeur déclarée à l’assurance
• La réclamation doit être faite le plus rapidement possible auprès du transporteur et le destinataire doit se tenir à disposition de l’expert du transporteur
• Des photos de la marchandise endommagée ainsi que de l’emballage

B. Politique de retour pour les colis volumineux

Il peut arriver que vous deviez retourner un colis. En effet, plusieurs motifs, comme un colis abîmé ou en apparence abîmé, un colis ouvert, mouillé, etc. peuvent constituer des raisons valables pour ne pas accepter le colis. Cependant, il est primordial de spécifier de manière explicite votre refus sur le bon de livraison remis par le livreur. Pour ce qui est du retour du colis, il vous suffit de suivre la procédure indiquée à cet effet par votre agence de transport.

Mais en général, pour retourner un colis, il faut se procurer un bon de retour auprès de l’agence de transport, le renseigner avec des informations sur le colis et expédier le colis avec ce bon selon les instructions de l’agence. Notez aussi que le retour d’un colis peut impliquer des frais de votre part. Informez-vous donc auprès de votre agence de transport pour connaître les modalités et les responsabilités de chaque partie en cas de retour de colis.

Conclusion

Lorsqu’un colis a des dimensions supérieures à celles convenues par les agences de transport, il est catégorisé comme un colis volumineux. Du fait de leur caractéristique hors normes, transporter ces colis nécessite une logistique particulière tant pour les propriétaires des colis que pour les agences de transport. Les normes et réglementations pour l’expédition de colis volumineux varient d’une agence à une autre, mais également en fonction des états. Aussi, les offres et les tarifs varient par agence de transport. Alors, pour choisir la meilleure agence, vous devez prendre soin de bien comparer les offres et les services, à savoir les options de livraison, les coûts d’expédition et les services supplémentaires( suivi de colis, assurance, etc.).

Dans le cas où votre colis est endommagé ou perdu pendant le transit, vous avez la possibilité de le retourner et de vous faire rembourser. Là encore, les conditions changent en fonction de la société que vous sollicitez pour transporter votre colis. En clair, bien que cet article fasse le tour de la question de l’expédition de colis volumineux, il ne présente pas les spécificités propres à chaque société de transport. Nous vous recommandons donc, en ayant à l’esprit les informations fournies dans cet article, de bien vous renseigner sur les prestations des sociétés avant de faire un choix.